Tatacara Pembuatan SPM Penggantian Uang Persediaan (GUP) Pada SIPD-RI

Wednesday, March 20, 2024

Disclaimer, Ini hanya pengalaman kami sharing, sebagai pengguna tidak terlalu banyak mengetahui kendala yang terdapat dalam SIPD-RI.

Bagi pengelola keuangan APBD yang menggunakan SIPD-RI tentu banyak kendala yang dihadapi dalam penatausahaan keunagan di Tahun 2024, salah satunya tentang mekanisme Penggantian Uang Persediaan (GUP). Berikut ini adalah pengalaman kami dalam melakukan proses GUP tersebut didalam aplikasi SIPD-RI.

Beberapa tahapan dalam pembuatan GUP pada Aplikasi SIPD-RI yaitu;

Pembuatan NPD

Login menggunakan Akun PPTK untuk membuat NPD;
Setuju NPD menggunakan Akun KPA;
Validasi Menggunakan Akun BPP.

Pembuatan TBP;

Pembuatan LPJ;

Login menggunakan Akun BPP/BP untuk membuat LPJ;
Verifikasi TBP menggunakan Akun PPK SKPD;
Validasi TBP menggunkan Akun KPA/PA;

Pembuatan SPP GUP; dan

Login menggunakan Akun BP untuk membuat SPP GU
Verifikasi menggunakan Akun PPK SKPD;

Pembuatan SPM GUP.

Siklus GUP

Dalam kasus ini, BP telah melimpahkan UP Secara Non Tunai kepada BPP, sehingga disini kami menggunakan mekanisme Pelimpahan Non Tunai dan Transaksi Non Panjar. Berikut langkah-langkah yang kami lakukan;

Bagian Pertama, Pembuatan NPD (Nota Pencairan Dana)

Login kedalam Aplikasi SIPD-RI 2024 menggunakan User PPTK pergi ke Pengeluaran➥Pengajuan➥NPD, pada bagian Non Panjar dan Klik Tambah Pengajuan NPD. Tampilannya sebagai berikut.

Tampilan Penginputan NPD

Jika telah dipilih Non Panjar, maka pada saat pembuatan NPD, tidak perlu klik untuk memilih Panjar atau Non Panjar, bisa langsung melakukan penginputan data yang kita inginkan. Isikan Tanggal Pencairan, Pilih Kegiatan, Pilih Sub Kegiatan dan Masukkan Nilai Belanja sesuai dengan Rekening Belanja.

Pengisian Tanggal NPD

Tampilan Kegiatan SIPD-RI

Tampilan Sub Kegiatan

Tampilan Daftar Belanja dalam Sub Kegiatan

Setelah semua data belanja diisi, scroll kebawah dan klik Konfirmasi. Akan muncul Pop UP Konfirmasi yang berisi ringkasan tagihan, dan kalau sudah sesuai klik Tambahkan Sekarang.

Jendela Konfirmasi

Setelah Konfirmasi, maka NPD yang di buat akan terbentuk dengan status Belum Selesai.

Tamilan Menu NPD

Scrool kesamping untuk melihat tombol Aksi, ada 2 kategori Aksi dalam SIPD-RI tersebut Hapus dan Cetak.

Selanjutnya, Log Out dari Akun PPTK dan Login dengan Akun KPA untuk setuju NPD yang telah dibuat oleh PPTK. Untuk membuka menu NPD yang telah dibuat, alurnya sama dengan saat pembuatan NPD oleh PPTK. Pada Menu Non Panjar silahkan scrool ke samping untuk melihat tombol Aksi, silahkan klik pada tombol Aksi dan pilih Persetujuan untuk menyetuji NPD tersebut. Jika muncul Pop Up yang memuat ringkasan data NPD, isikan tanggal dan klik Setujui.

Popup Ringkasan Persetujuan NPD pada Akun KPA

Selanjutnya, Log Out dari Akun KPA dan Login dengan Akun BPP untuk validasi NPD. Untuk membuka menu NPD yang telah dibuat alurnya sama proses sebelumnya. Pada Menu Non Panjar silahkan scrool ke samping untuk melihat tombol Aksi, silahkan klik pada tombol Aksi dan pilih Validasi untuk memvalidasi NPD tersebut. Jika muncul Pop Up yang memuat ringkasan data NPD, isikan tanggal dan klik Validasi Sekarang.

Popup Ringkasan Persetujuan NPD pada Akun KPA

Sampai disitu, selesai untuk alur pembuatan NPD, dan kemudian dilanjutkan dengan membuat TBP.

Kendala dan beberapa catatan yang kami alami saat membuat NPD tersebut, diantaranya;

Jika ingin menambahkan NPD dengan sub kegiatan yang sama, maka NPD tersebut harus diselesaikan sampai dengan tahap TBP oleh BPP.
Jika NPD telah terlanjur di Setujui dan Validasi oleh KPA dan BPP, maka proses untuk membatalkannya ialah batal Verifikasi dari Akun BPP, batal Setuju dari Akun KPA dan hapus di Akun PPTK dan buat ulang, saat ini belum tersedia menu ubah data.
Jika ada Sub Kegiatan yang tidak muncul pada saat pembuatan NPD, sedangkan pada saat pembuatan SPP-LS Sub Kegiatan tersebut muncul, bisa dapat menghubungi PIC didaerah yang menangani SIPD-RI.

Bagian Kedua, Pembuatan TBP (Tanda Bukti Pembayaran)

Sebelum lanjut ke pembuatan TBP oleh BPP, siapkan terlebih dahulu hasil scan SPJ sebagai dokumen yang akan di Upload dan Pastikan Daftar Rekanan telah terinput.

Login kedalam Aplikasi SIPD-RI 2024 menggunakan User BPP pergi ke Pengeluaran➥TBP➥UP/GU pada bagian Non Panjar dan Klik Tambah Pengajuan NPD klik Tambah TBP dan pilih TBP Non Panjar. Tampilannya sebagai beriku;

Pembuatan TBP

Setelah itu akan muncul Pop Up untuk Pembuatan TBP seperti berikut ini;

Pembuatan TBP

Maka akan muncul Pop Up untuk memilih data NPD yang telah di Validasi sebelumnya, klik pada Pilih Dokumen NPD Ini seperti gambar berikut;

Pembuatan TBP

Selanjutnya isikan Tanggal, Tambah Potongan dan Pajak jika ada kemudian tutup jendela penginputan pajak. Gambarannya kurang lebih seperti berikut;

Tampilan menu penginputan TBP

Berikut ini tampilan Pop Up Penginputan Potongan dan Pajak. Silahkan isikan sesuai dengan potongan atau pajak yang akan di input, ada dua Opsi yang bisa digunakan pada saat penginputan besaran pajak yaitu perhitungan persentase atau dengan langsung besaran nilai rupiah, isikan Id Billing dan NTPN jika sudah ada. kemudian Klik Tutup untuk menyimpan data.

Tampilan penginputan pajak

Upload dokumen SPJ yang telah di Scan Tadi, isikan Keterangan, kemudian Nomor Kuitansi (Nomor Kuitansi sesuai kebutuhan Instansi masing-masing) kemudian terakhir klik Konfirmasi seperti gambar berikut;

Tampilan menu penginputan TBP

Setalah klik Konfirmasi maka akan membuka Pop Up ringkasan TBP, jika telah sesuai klik Tambahkan Sekarang untuk menyimpan data seperti gambar berikut;

Ringkasan TBP

Berikut adalah tampilan TBP Non Panjar yang telah terinput, scroll kesamping untuk tombol Aksi, Cetak atau Hapus.

Tampilan TBP yang telah diinput

Bagian Ketiga, Pembuatan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban)

Perlu diketahui, untuk SIPD-RI satu LPJ bisa terdiri dari beberapa TBP.

Login kedalam Aplikasi SIPD-RI 2024 menggunakan User BPP pergi ke Pengeluaran➥LPJ➥UP/GU Klik Tambah LPJ-Pelimpahan UP/GU. Tampilannya sebagai beriku;

Tampilan Menu Pembuatan LPJ

Kemudian akan muncul Pop Up tampilan TBP yang telah terinput tadi, isikan tanggal dan Centang pada kolom Nomor TBP untuk memilih semua TBP yang akan di LPJ kan dan terakhir klik Tambah sekarang untuk mengakhiri proses LPJ di Akun BPP;

Tampilan Menu Pembuatan LPJ

Selanjutnya, login menggunakan Akun PPK SKPD untuk verifikasi LPJ, pergi ke Pengeluaran➥LPJ➥UP/GU Klik Verifikasi. Pilih Bendahara Pengeluaran Pembantu pada saat ingin melakukan Verifikasi. Scroll kesamping untuk mencari tombol Aksi dan pilih Verifikasi.

Tampilan Menu Verifikasi LPJ

Selanjutnya, login menggunakan Akun KPA untuk validiasi LPJ, pergi ke Pengeluaran➥LPJ➥UP/GU Klik Validasi. Lalu ke Sub Menu Data LPJ Diverifikasi, dan scroll kesamping untuk melakukan validasi pada tombol Aksi.

Tampilan Menu Validasi LPJ

Sampai disini proses pencatatan proses revolving GUP oleh BPP telah selesai.!!

Bagian Keempat, Pembuatan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) oleh Bendahara Pengeluaran SKPD

Setelah selesai Validasi LPJ oleh KPA, Login dengan Akun BP SKPD untuk membuat LPJ pergi ke Pengeluaran➥LPJ➥UP/GU Klik Pembuatan. kemudian klik Tambah LPJ-UP/GU.

Tampilan Menu LPJ akun BP

Akan muncul Pop Up tampilan daftar LPJ yang telah divalidasi oleh KPA, seperti gambar berikut. Isi tanggal dan pilih data LPJ yang akan di buat SPP nya. Dalam membuat SPP pada SIPD-RI satu LPJ digunakan untuk satu SPP GU. Setelah itu klik tambah sekarang untuk menyimpan data.

Tampilan Menu LPJ akun BP

Selanjutnya, login menggunakan Akun PPK SKPD untuk verifikasi LPJ, pergi ke Pengeluaran➥LPJ➥UP/GU Klik Verifikasi. Pilih Bendahara Pengeluaran pada saat ingin melakukan Verifikasi. Scroll kesamping untuk mencari tombol Aksi dan pilih Verifikasi. Pada dasarnya sama dengan Verifikasi LPJ dari BPP, hanya pada saat pemilihan Bendahara pilih Bendahara Pengeluaran.

Selanjutnya, login menggunakan Akun PA untuk validiasi LPJ, pergi ke Pengeluaran➥LPJ➥UP/GU Klik Validasi. Lalu ke Sub Menu Data LPJ Diverifikasi, dan scroll kesamping untuk melakukan validasi pada tombol Aksi. Proses tersebut sama seperti pada saat Verifikasi LPJ oleh KPA.

Selanjutnya, login menggunakan Akun BP SKPD untuk membuat SPP GU, pergi ke Pengeluaran➥SPP➥Pembuatan➥GU Klik Tambah Surat Permintaan Pembayaran, seperi gambar berikut;

Tampilan Menu Pembuatan SPP

Maka akan muncul Pop Up seperti berikut untuk mengisi Tanggal, Uraian SPP dan Pilih Data LPJ yang akan di GU, dan setelah selesai klik Tambah GU Sekarang;

Tampilan Menu Pembuatan SPP

Selanjutnya, login menggunakan Akun PPK SKPD untuk melakukan Verifikasi SPP GU, pergi ke Pengeluaran➥SPP➥Verifikasi scroll kesamping untuk mencari tombol Aksi, kemudian klik dan pilih Verifikasi. Akan muncul Pop Up untuk mengisi Tanggal dan Klik Setuju dan terakhir klik Setuju Sekarang untuk menyimpan. Maka akan muncul notifikasi Verifikasi SPP Berhasil.

Tampilan Menu Verifikasi SPP

Langkah Terakhir, login menggunakan Akun PA SKPD untuk membuat SPM GU, pergi ke Pengeluaran➥SPM➥Pembuatan. Ke sub menu GU scroll kesamping untuk mencari tombol Aksi, kemudian klik dan pilih Persetujuan. Akan muncul Pop Up klik Setuju Sekarang untuk menyimpan. Maka akan muncul notifikasi Verifikasi SPM Berhasil.

Tampilan Menu Verifikasi SPM

Sampai tahap ini seharusnya selesai. Cetak SPM bisa menggunakan akun PA, PPK atau BPP.

Dalam proses pembuatan revolving GU ini, beberapa hal yang kami hadapi diantaranya;

Masalah NPD yang sudah di jelaskan diatas,
Kendala dalam proses penyimpanan data TBP,
Jumlah LPJ yang dibuat oleh BP menentukan Jumlah SPP GU,